Quelques éléments de la mise en forme du document

Lorsque les matériaux d’un travail de recherche sont réunis, il reste alors à les mettre en forme. L’uniformité et la cohérence sont deux qualités essentielles dans cette partie du travail.

Du général au spécifique

Nous ne discuterons pas ici du choix de la police (Times, Arial, etc.), ni du style (italique, gras, etc.), ni de la taille, puisque ces styles de caractères sont généralement laissés à la discrétion de l’auteur du texte, ou imposés dans les consignes. Nous dirons seulement que la taille courante pour le corps d’un texte est de 12 points, qu’il faut éviter les polices décoratives parce qu’elles ne sont pas toujours faciles à lire8, et leur préférer les polices avec empattements (par exemple Times New Roman), lesquels « accentuent les différences entre les lettres en les rendant plus faciles à distinguer les unes des autres » (Guilloton et Cajolet-Laganière, 2000 : 253-254 Note du Webmestre).

Dans la partie qui suit, nous porterons attention aux styles qui permettent de mettre en forme la structure d’un document (styles de paragraphes). La règle générale de la mise en forme est de travailler du général au spécifique, de l’ensemble du texte vers certaines de ses composantes. La fonction Style (menu Format de l’application Word) permet de gagner du temps en appliquant des styles déjà existants, en modifiant ces styles selon nos besoins ou en créant nos propres styles. Cette fonction regroupe des caractéristiques de mise en forme qui peuvent être appliquées à l’ensemble ou à une partie d’un texte. L’intérêt de la fonction Style est qu’elle permet de modifier plusieurs critères à la fois.

On débute toujours par la mise en forme de l’ensemble du texte9. À moins d’avis contraire, le corps d’un texte est présenté à interligne et demi. Des espacements avant ou après les paragraphes sont ajoutés afin qu’ils se démarquent mieux et que le corps du texte soit aéré. Un retrait positif de la première ligne (alinéa) peut être exigé pour certains travaux. (Remarquez qu’il n’y en a pas dans le présent texte.) Dans un deuxième temps, nous poursuivons la mise en forme d’éléments spécifiques du texte : les titres, les citations longues, les notes de bas de page, la bibliographie, etc.

En créant des titres de différents niveaux, on hiérarchise les divisions du travail : titres de premier niveau pour les grandes divisions (introduction, développement, conclusion), titres de deuxième niveau pour des sections ou chapitres, titres de troisième niveau pour des intertitres à l’intérieur des sections, etc. Évidemment, il faut que le titre de niveau supérieur soit plus en évidence que celui de deuxième rang (caractère de taille supérieure, majuscules, etc.), et ainsi de suite. Et si vous décidez d’ajouter des espacements avant ou après vos titres, il faut que ceux-ci soient moindres pour les titres de niveau inférieur. À moins d’avis contraire, l’espacement doit être plus important avant le titre qu’après parce que celui-ci se rapporte à ce qui suit et non à ce qui précède.

Afin d’illustrer notre propos, nous avons créé trois niveaux de titre avec des styles différents pour tenir compte de leur importance dans la hiérarchie. Au premier se subordonne le deuxième, et au deuxième le troisième. Il est préférable de marquer les niveaux de titre en utilisant le système décimal plutôt que le soulignement, l’italique ou le caractère gras (en guise d’opposition au style normal). Ce système facilite le repérage des différents niveaux de titre. Deux systèmes se ressemblent quant à la présentation des chiffres : le système numérique international et celui de l’Organisation internationale de normalisation. Aux fins de ce guide, nous puisons aux deux en plaçant un point après un chiffre lorsqu’il est employé seul (1. au lieu de 1), mais nous n’en mettons pas à la fin d’une série (1.3 au lieu de 1.3.).

L’exemple suivant illustre la distinction entre les différents niveaux, tant sur le fond (subordination) que sur la forme (mise en évidence) : le plus important des trois titres (le point 1.) a été créé en Times 14 pts, gras, en majuscules, avec un espacement avant de 20 pts et un espacement après de 6 pts; le deuxième en importance (le point 1.1) en Times 14 pts, gras, en minuscules, avec un espacement avant de 12 pts et un espacement après de 4 pts; le dernier (le point 1.1.1) en Times 12 pts, gras, en minuscules, avec un espacement avant de 8 pts et un espacement après de 2 pts. À moins d’avis contraire, les titres sont alignés à gauche comme dans l’exemple ci-dessous. En ce sens, par souci de constance, le passage de l’alignement à gauche vers le titre centré (ou vice-versa) à l’intérieur d’un même travail est à proscrire.


1. MISE EN FORME D’UN DOCUMENT

Nous pouvons remarquer la distinction entre les différents niveaux…

1.1 Création de styles

Nous pouvons remarquer la distinction entre les différents niveaux…

1.1.1 Création de styles personnalisés

Nous pouvons remarquer la distinction entre les différents niveaux…


Qu’il s’agisse d’un titre ou d’une autre composante du travail (citations longues, notes de bas de page, bibliographie, etc.), lorsqu’un style est créé, il peut par la suite être appliqué aux éléments similaires dans le texte. Il s’agit alors de sélectionner la partie à mettre en forme et lui appliquer le style personnalisé que vous avez conçu et qui apparaît dans la boîte de la barre d’outils Mise en forme, à côté du type de police. Bien évidemment, l’utilité de cette fonction se révèle davantage pour un document d’une certaine envergure10. Outre le temps gagné grâce à l’utilisation des styles, l’uniformisation du texte s’en trouve améliorée, entre autres pour les citations longues, les notes de bas de page, les références bibliographiques, etc. Pour en savoir plus sur l’optimisation de cette fonction, vous pouvez consulter des ouvrages à contenu informatique, notamment Office 2011 Mac pour les Nuls (Negrino).

8. Les polices sans empattements comme Arial peuvent être utilisées pour les titres ou les sous-titres. Il faut cependant éviter que le type de police des titres s’écarte trop de celui du texte.

NOTE DU WEBMESTRE. La version html du présent guide est présentée dans une version sans empattement qui respecte les choix graphiques du site du Département. Une police sans empattement est plus facile à lire à l'écran.

9. Une fois l’ensemble du texte sélectionné (Sélectionner tout / commande A), suivre les étapes suivantes dans l’ordre : menu Format, option Style…, ensuite Nouveau… (style) ou Modifier… (le style), Format et enfin Paragraphe… C’est dans cette dernière boîte que se font les opérations de mise en forme. Pour en savoir plus, voir Office 2011 Mac pour les Nuls (Negrino).

10. Pour les textes courts, il est préférable de faire la mise en forme à partir des options de base du menu Format ou des barres d’outils.

Département d’information et de communication — Faculté des Lettres et des Sciences Humaines
Août 2005 (version révisée juillet 2011)

Dernière mise à jour : 2013-06-25 10 h 35