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Table des matières
Avant-propos
Quelques éléments
de la mise en texte
Idées claires,
phrases simples, termes précis
Temps de conjugaison
et utilisation des nombres
Travail
d’équipe, écriture
uniforme
Recours aux citations
Méthode
auteur-date
Quelques éléments
de la mise en forme du document
Du
général
au spécifique
Intégration
et présentation de tableaux et de figures
Références
Classement,
présentation
et mise en forme
Pagination
Table
des matières
Page de titre
Conclusion
Bibliographie
Annexe
I : Modèle de
page de titre pour un travail individuel
Annexe
II : Modèle
de page de titre pour un travail d’équipe |
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Guide de rédaction et de présentation des travaux écrits
Département d’information
et de communication, Faculté des Lettres (Août 2005)
Quelques éléments
de la mise en forme du document
Lorsque les matériaux d’un travail de
recherche sont réunis, il reste alors à les mettre en forme. L’uniformité et
la cohérence sont deux qualités essentielles dans cette partie
du travail.
Du
général
au spécifique
Nous ne discuterons pas ici du choix de la police (Times, Arial,
etc.), ni du style (italique, gras, etc.), ni de la taille, puisque
ces styles
de caractères sont généralement laissés à la
discrétion de l’auteur du texte, ou imposés dans
les consignes. Nous dirons seulement que la taille courante pour le
corps d’un texte est de 12 points, qu’il faut éviter
les polices décoratives parce qu’elles ne sont pas toujours
faciles à lire8,
et leur préférer les polices avec
empattements (par exemple Times New Roman), lesquels « accentuent
les différences entre les lettres en les rendant plus faciles à distinguer
les unes des autres ». (Guilloton et Cajolet-Laganière,
2000 : 253-254Note
du Webmestre)
Nous
pouvons en effet constater que… les
empattements de Times New Roman accentuent les différences
entre les lettres, |
Dans la partie qui suit, nous porterons
attention aux styles qui permettent de mettre en forme la structure
d’un document (styles de paragraphes).
La règle générale de la mise en forme est de travailler
du général au spécifique, de l’ensemble du texte
vers certaines de ses composantes. La fonction Style (menu Format de l’application
Word) permet de gagner du temps en appliquant des styles déjà existants,
en modifiant ces styles selon nos besoins ou en créant nos propres
styles. Cette fonction regroupe des caractéristiques de mise en
forme qui peuvent être appliquées à l’ensemble
ou à une partie d’un texte. L’intérêt de
la fonction Style est qu’elle permet de modifier plusieurs critères à la
fois. On débute toujours par la mise en forme
de l’ensemble du texte9. À moins
d’avis contraire, le corps d’un texte est
présenté à interligne et demi. Des espacements
avant ou après les paragraphes sont ajoutés afin qu’ils
se démarquent mieux et que le corps du texte soit aéré.
Un retrait positif de la première ligne (alinéa) peut être
exigé pour certains travaux. (Remarquez qu’il n’y
en a pas dans le présent texte.) Dans un deuxième temps,
nous poursuivons la mise en forme d’éléments
spécifiques
du texte : les titres, les citations longues, les notes de bas
de page, la bibliographie, etc.
En créant des titres de différents niveaux, on hiérarchise
les divisions du travail : titres de premier niveau pour les grandes divisions
(introduction, développement, conclusion), titres de deuxième
niveau pour des sections ou chapitres, titres de troisième niveau
pour des intertitres à l’intérieur des sections, etc. Évidemment,
il faut que le titre de niveau supérieur soit plus en évidence
que celui de deuxième rang (caractère de taille supérieure,
majuscules, etc.), et ainsi de suite. Et si vous décidez d’ajouter
des espacements avant ou après vos titres, il faut que ceux-ci soient
moindres pour les titres de niveau inférieur. À moins d’avis
contraire, l’espacement doit être plus important avant le titre
qu’après parce que celui-ci se rapporte à ce qui suit
et non à ce qui précède.
Afin d’illustrer notre propos, nous avons créé trois
niveaux de titre avec des styles différents pour tenir compte de
leur importance dans la hiérarchie. Au premier se subordonne le
deuxième, et au deuxième le troisième. Il est préférable
de marquer les niveaux de titre en utilisant le système décimal
plutôt que le soulignement, l’italique ou le caractère
gras (en guise d’opposition au style normal). Ce système facilite
le repérage des différents niveaux de titre. Deux systèmes
se ressemblent quant à la présentation des chiffres : le
système numérique international et celui de l’Organisation
internationale de normalisation. Aux fins de ce guide, nous puisons aux
deux en plaçant un point après un chiffre lorsqu’il
est employé seul (1. au lieu de 1), mais nous n’en mettons
pas à la fin d’une série (1.3 au lieu de
1.3.).
L’exemple à la page suivante illustre la distinction entre
les différents niveaux, tant sur le fond (subordination) que sur
la forme (mise en évidence) : le plus important des trois titres
(le point 1.) a été créé en Times 14 pts, gras,
en majuscules, avec un espacement avant de 20 pts et un espacement après
de 6 pts; le deuxième en importance (le point 1.1) en Times 14 pts,
gras, en minuscules, avec un espacement avant de 12 pts et un espacement
après de 4 pts; le dernier (le point 1.1.1) en Times 12 pts, gras,
en minuscules, avec un espacement avant de 8 pts et un espacement après
de 2 pts. À moins d’avis contraire, les titres sont alignés à gauche
comme dans l’exemple ci-dessous. En ce sens, par souci de constance,
le passage de l’alignement à gauche vers le titre centré (ou
vice-versa) à l’intérieur d’un même travail
est à proscrire.
1.
MISE EN FORME D’UN DOCUMENT
Nous pouvons remarquer
la distinction entre les différents niveaux…
1.1 Création
de styles
Nous pouvons remarquer
la distinction entre les différents niveaux…
1.1.1 Création de styles personnalisés
Nous pouvons remarquer
la distinction entre les différents niveaux…
Qu’il
s’agisse d’un titre ou d’une autre composante
du travail (citations longues, notes de bas de page, bibliographie,
etc.), lorsqu’un style est créé, il peut
par la suite être
appliqué aux éléments similaires dans
le texte. Il s’agit alors de sélectionner la
partie à mettre en
forme et lui appliquer le style personnalisé que vous
avez conçu
et qui apparaît dans la boîte de la barre d’outils Mise
en forme, à côté du
type de police. Bien évidemment,
l’utilité de cette fonction se révèle
davantage pour un document d’une certaine envergure10.
Outre le temps gagné grâce à l’utilisation
des styles, l’uniformisation du texte s’en trouve
améliorée,
entre autres pour les citations longues, les notes de
bas de page, les références bibliographiques,
etc. Pour en savoir plus sur l’optimisation de cette
fonction, vous pouvez consulter des ouvrages à contenu
informatique, notamment Office 2004 Mac pour les Nuls (Negrino).
8. Les polices sans empattements
comme Arial peuvent être utilisées pour les titres ou les
sous-titres. Il faut cependant éviter que le type de police des
titres s’écarte trop de celui du texte. [retour]
NOTE DU WEBMESTRE. La
version html du présent guide est présentée dans une version sans empattement
qui
respecte les
choix graphiques du site du Département. Une police sans empattement
est plus facile à lire à l'écran. [retour]
9.
Une fois l’ensemble du texte sélectionné (Sélectionner
tout / commande A), suivre les étapes suivantes dans l’ordre
: menu Format, option Style…, ensuite Nouveau… (style) ou
Modifier… (le style), Format et enfin Paragraphe… C’est
dans cette dernière boîte que se font les opérations
de mise en forme. Pour en savoir plus, voir Office 2004 Mac pour
les Nuls (Negrino). [retour]
10. Pour les textes courts,
il est préférable de faire la mise en forme à partir
des options de base du menu Format, des barres d’outils et de la
Palette de mise en forme. [retour]
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